Effectieve communicatie

Effectieve communicatie: zorg eerst dat het stoplicht op groen staat!

Van hard werken krijg je meestal geen burn-out. Het gaat eigenlijk altijd om de manier waarop. De stress loopt vooral op als je je niet gehoord, gezien en gewaardeerd voelt. De communicatie stokt, hij stroomt niet. Net zoals in het verkeer, bij rood licht.

Ik vergelijk communicatie graag met het stoplicht in het verkeer:

• Als het stoplicht op groen staat, stroomt het verkeer door;
• Als het stoplicht op rood staat, staat het verkeer stil;
• Als het stoplicht op oranje staat, is het onduidelijk.

Groen stoplicht: het stroomt

Als het stoplicht in communicatie op groen staat, zijn beide gesprekspartners open en met elkaar verbonden. Ze zien elkaar als mensen van vlees en bloed. Ik noem dit ook wel ‘Wij Samen’. Ze zijn niet alleen in contact met elkaar, maar ook met de realiteit van het moment, met zichzelf (lichaam, hart en geest) en met de omgeving. Vergelijk het met mindfulness, de oefening om steeds het licht op groen te zetten en ons te verbinden met wat er gebeurt in het hier en nu, in en rondom ons.

Het groene licht betekent niet dat alles altijd koek en ei is. Je kunt best iets bespreken wat de ander niet leuk vindt, maar je stemt je boodschap wel af. Is het echt zinvol om dit te bespreken? Hoe kun je het het beste brengen, zodat de ander je boodschap ook echt kan horen? Is dit het juiste moment?

Als het licht op groen staat, ben je ook bereid en in staat om open en nieuwsgierig te luisteren naar de reactie van de ander; je laat eventuele ideeën over hoe de ander erin zit dus los en je stelt je open om nieuwe informatie te krijgen en nieuwe dingen te leren.

Rood stoplicht: het staat stil

Als het stoplicht in communicatie op rood staat, zijn de gesprekspartners (tijdelijk) gesloten en niet met elkaar verbonden. Een van de twee, of allebei, bevindt zich in een ‘Ik Eerst’-toestand en ziet de ander (tijdelijk) niet als een volwaardig mens van vlees en bloed, maar als een object in dienst van zijn of haar leven. Bijvoorbeeld:

1. Je gaat niet open het gesprek aan, maar de ander moet het met jou eens zijn;
2. Je bent boos op de ander en hij/zij moet berouw tonen of moet zelfs boeten;
3. Je slikt jouw ‘waarheid’ in, zodat de ander van je zal houden en voor altijd bij je blijft;
4. Op basis van eerdere ervaringen ga je er vanuit dat de ander zich ook deze keer zal aansluiten bij het advies van de HR-afdeling.

© Esther Hasselman

Als je stoplicht op rood staat, ben je mindless – afgesloten van de realiteit in het moment en – en ben je uit contact met anderen. Je wordt gedreven door eerdere ervaringen, emoties en gedachtespinsels. Je kunt heel snel in een hele kluwen van gedachten en overtuigingen belanden, waardoor je steeds verder afdrijft van het hier en nu.

Een rood-licht status is altijd onbewust. Je ziet zelf dus niet dat je hierin beland bent. Je kunt het soms wel goed zien bij de ander. De weg uit het rode licht is vrijwel altijd via het oranje licht; daarover verderop meer. Eerst de metafoor van het theekopje, die je kan helpen ontdekken hoe het komt de communicatie tot stilstand is gekomen.

De metafoor van het theekopje

Het theekopje staat voor je gesprekspartner en het inschenken van de thee staat voor de boodschap die je wilt overbrengen.

• Het kopje is al vol – je gesprekspartner zit vol met overtuigingen en staat niet open voor nieuwe informatie;
• Het kopje staat op zijn kop – je gesprekspartner heeft helemaal geen zin om met je te praten (over dit onderwerp);
• Het kopje is gebarsten, waardoor de thee eruit lekt – je gesprekspartner is verstrooid en afgeleid, en is niet in staat om naar je te luisteren.

Alleen als het kopje schoon en leeg is en rechtop (klaar-)staat, staat het stoplicht op groen. Stilstaan bij deze metafoor kan helpen de angel er gemakkelijk uit te halen, omdat je inziet dat het voor de ander gewoon geen goed moment was om te praten. Je kunt deze metafoor natuurlijk ook omdraaien: soms ben jij zelf het theekopje dat al vol zit, op zijn kop staat of gebarsten is. Ook jij bent vast weleens het gebarsten kopje dat tijdens een gesprek op je smartphone kijkt. Is jouw houding op dat moment eerder ‘Wij Samen’ of ‘Ik Eerst?’

Een ander voorbeeld zijn de keren dat je krap in de tijd zit en eigenlijk niet rustig zit, omdat je met je aandacht deels al bij een volgende afspraak bent. En in werksituaties komt het vaak voor dat in een inspraakronde, het kopje van de beleidsmakers eigenlijk al helemaal vol zit.

Oranje stoplicht: onzekerheid

Als het stoplicht in communicatie op oranje staat, zitten we – net als in het verkeer – tussen rood en groen in. We zijn niet helemaal verbonden en ook niet helemaal afgescheiden. Het is onduidelijk wat er precies gebeurt, net als in het verkeer: moet je stoppen of kun je nog doorrijden?

Oranje licht wordt getriggerd door iets onverwachts, bijvoorbeeld:

• Iemand zegt iets wat je helemaal niet verwachtte;
• Er valt ineens een (ongemakkelijke) stilte;
• Er is een gezichtsuitdrukking die je niet kunt plaatsen;
• Er komt een gedachte in je op waar je onzeker van wordt.

Oranje licht wordt gekenmerkt door onzekerheid. Het onverwachte roept vraagtekens op en automatisch ga je in jezelf op zoek naar een verklaring. Er is geen duidelijk verhaal, maar er komen flarden van mogelijke verklaringen voorbij, helaas altijd met als kern dat je gaat twijfelen aan jezelf: de angst dat jij iets verkeerd hebt gedaan, of erger: dat er iets mis met je is!

Deze oranje-lichtreactie wordt heel duidelijk in het onderstaande filmpje. Je ziet dat het kind eerst verbaasd is als moeder niet meer reageert (zij ‘faket’ rood licht), maar zich niet uit het veld laat slaan (groen licht). Even later wordt het zichtbaar onzeker (oranje licht). Gelukkig wordt het contact aan het einde weer hersteld (groen licht).

Van oranje naar rood …

Als het stoplicht van je gesprekspartner op rood staat, wordt bij jou meestal het oranje licht getriggerd. Je voelt – bewust of onbewust – dat je niet gezien, gehoord en gewaardeerd wordt. Instinctief zoek je onmiddellijk naar een verklaring en de zelftwijfel en angst komen in no-time op.  Dit is een staat die moeilijk te verdragen is, en meestal vluchten we direct naar het rode licht. We sluiten ons af in een poging om onszelf te beschermen tegen … tja, in feite tegen een illusie. Dit alles gebeurt meestal onbewust; vaak hebben we nog wel enige notie van het ongemak, maar ook dat proberen we te ontlopen door het te negeren.

… of terug naar groen?

Soms komt er tijdens de oranje-lichtfase een flits van helderheid voorbij, een moment van contact met het hier en nu. Zo’n flits kan een gebeurtenis buiten ons zijn (bijvoorbeeld een hard geluid), of een heldere gedachte. Deze positieve onderbreking brengt ons terug naar het groene stoplicht. Ineens zijn we dan weer open, aandachtig en verbonden aanwezig, ongeacht in welke licht onze gesprekspartner zit. Soms wordt de ander hierdoor ook bewogen naar die open ‘Wij-Samen’-toestand, doordat wij ze met onze houding en uitstraling uitnodigen. Maar vaak heeft die ander nog wat meer tijd nodig.

Dit stoplichtmodel en de theekopjesmetafoor kunnen je helpen om in je dagelijkse communicatie te zien hoe wrijving ontstaat. Ik hoop ook dat het je mild kan stemmen naar jezelf en de ander, want er zijn zoveel afleidingen …

Vaak is het lastig om de situaties waar je zelf middenin zit, helder te overzien. Loop je vaak tegen communicatieproblemen aan, overweeg dan om er samen met een coach naar te kijken.

Het stoplichtmodel is een van de kernbegrippen binnen Greenzone Communicatie, een model dat is ontwikkeld door Susan Gillis Chapman.