Time management: de één is er een ster in, de ander faalt hopeloos. Wie goed is in het effectief managen van zijn/haar tijd, heeft minder stress. Letterlijk. Er zijn talloze redenen die stress kunnen veroorzaken. Slecht time management is een oorzaak waarin veel mensen zich zullen herkennen.
Het is niet moeilijk om te zien hoe dit kan leiden tot stress. Keer op keer kom je niet uit met je tijd. Je krijgt je taken niet af, komt continu tijd tekort of houdt geen tijd over om de dingen te doen die je echt nog zou moeten of willen doen. Met andere woorden: je voelt je constant opgejaagd en loopt achter de feiten aan. Wat kun je hieraan doen?
De inhoudsopgave van deze blog over time management
- Waarom is time management zo belangrijk?
- Hoe weet je of je moeite hebt met time management?
- De MoScoW methode om goed je tijd in te delen en te managen
- De stress die je krijgt door slecht management van je tijd
- Time management tips
- Time management apps
- Time management matrix
Waarom is time management zo belangrijk?
Stress is iets van alle tijden. Van de vroege mensen in de oudheid tot mensen in de toekomst duizenden jaren van nu: stress is er altijd geweest en zal er altijd zijn. De redenen achter de stress zijn echter vaak verschillend. Natuurlijk zijn er oorzaken die misschien wel altijd zullen blijven bestaan. Je kunt echter ook spreken van oorzaken die tijdsgebonden zijn. Dan komt goed time management om de hoek kijken.
Waarom time management en stress anno nu zo met elkaar verweven zijn
Denk je dat mensen een paar duizend jaar geleden last hadden van werkstress? Nee. Net zoals wij vandaag de dag in principe minder overlevingsstress hebben en dit in de oudheid misschien wel stressfactor nummer één was. De bedreigingen van vroeger zijn er niet meer, maar daar zijn wel nieuwe bedreigingen bijgekomen.
Tijdgebrek is echt een kenmerk van nu. We moeten zo veel. Van anderen, maar zeker ook van onszelf. Zeer veel mensen worstelen met een goede werk/privébalans. Carrière maken, voor het gezin zorgen, het huishouden, hobby’s, sporten, vrienden: je herkent het vast wel. Soms zitten er gewoon niet genoeg uren in een dag. Goed time management kan daarom ontzettend belangrijk zijn.
Hoe weet je of je moeite hebt met time management?
Hoe weet je of je moeite hebt met time management? Die vraag is eenvoudig te beantwoorden: je komt structureel tijd tekort voor belangrijke dingen. Iedereen komt wel eens ergens tijd tekort voor. Misschien zelfs vrij regelmatig, maar dat hoeft geen probleem te zijn. Ben je bekend met de MoSCoW methode?
De MoSCoW methode om goed je tijd in te delen en te managen
Dit is een methode die vaak wordt gebruikt door programmeurs bij het bepalen van wat een programma moet kunnen. Het is echter ook een perfecte manier om te kijken naar je dagindeling. De MoSCoW-methode bestaat uit “must haves”, “should haves” and “could haves”. Met andere woorden: dingen die je moét doen, dingen die je zou moeten doen en dingen die je kunt doen.
Wanneer je de dingen die je moet doen en de dingen die je zou moeten doen vaak niet redt, is dit een teken dat je misschien wel last hebt van gebrekkig time management. Dat kan verschillende redenen hebben. Mensen die moeite hebben met goed time management, herkennen zich vaak in de volgende eigenschappen:
- Moeite met prioriteiten stellen
- Lastig efficiënt kunnen werken
- Snel afgeleid zijn
- Tijd verliezen door perfectionisme
- Te veel hooi op je vork nemen
- Geen concrete planningen maken
Stuk voor stuk zijn dit redenen waardoor je in de knoei kunt komen met je tijd. Zeker wanneer er een combinatie van bovenstaande redenen (of andere redenen) aanwezig is.
Gebruik de MosCoW methode op een eenvoudige manier in je dagelijkse time management: plan bewust tijd in voor de dingen die je moét doen, probeer tijd over te houden voor de dingen die je wilt doen, en zie de dingen die je nog zou kunnen doen als een bonus.
De stress die je krijgt door slecht management van je tijd
Wie moeite heeft met time management ervaart bijna altijd onnodig veel stress. Je brengt jezelf hiermee namelijk in de problemen. Omdat je tijd tekort komt of geen aandacht kunt geven aan belangrijke dingen, kun je in jezelf teleurgesteld raken. Niet alleen dat: je kunt ook anderen teleurstellen. Bovendien kan te laat zijn met dingen of zaken niet af krijgen gevolgen hebben. Vooral op het werk uiteraard. Slecht time management en een drukke baan gaan niet samen. Je wilt hier dan ook verbetering in aanbrengen. Maar hoe?
Time management tips
Ik geef je graag enkele time management tips die je kunnen helpen om je tijd effectiever in te delen. Een mooi gezegde is: work smarter, not harder. Gebrekkig time management kan ontzettend frustrerend zijn. Je geeft alles wat je hebt, maar door een gebrek aan efficiëntie behaal je niet de resultaten die je voor ogen hebt of van jezelf verwacht. Deze tips kunnen je helpen om dit wél te realiseren.
1. Maak prioriteiten.
Begin elke dag met jezelf af te vragen wat je prioriteiten zijn. Wat zijn de dingen die je vandaag moet doen? Schrijf deze op en breng prioriteit aan. Begin waar mogelijk met de belangrijkste taak. Zo zorg je ervoor dat áls je tijd tekort komt, dit niet je belangrijkste taken beïnvloedt. Onthoud het eerder besproken MoSCoW-model. Zorg ervoor dat je voldoende tijd inruimt voor de must haves en should haves. Heb je tijd over voor de could haves, dan is dat een mooie bonus.
2. Schat in hoeveel tijd je nodig hebt.
Je kunt natuurlijk wel lijstjes maken, maar dit is vrij zinloos wanneer je geen inschatting kunt maken van hoe lang je voor elke taak nodig hebt. Dit is een gebied waarop veel mensen de fout in gaan. Helemaal exact inschatten hoeveel tijd iets je gaat kosten, is misschien niet te doen.
Probeer een zo goed mogelijke inschatting te maken, waarbij je beter iets te ruim kunt zijn met je tijd dan te krap. Waarom? Wanneer je iets ruimer tijd inplant, weet je zeker dat de belangrijkste taken van de dag in orde komen. Gaat het bij het begin al fout, dan werkt het door in de dingen die nog komen gaan. Voor je het weet loop je wéér de hele dag achter de feiten aan.
3. Houd de tijd bij
Een nogal eenvoudige maar daardoor niet minder nuttige time management tip: houd de tijd altijd bij. Veel mensen kunnen zich verliezen in de tijd wanneer zij geconcentreerd met iets bezig zijn. Zet een timer, bijvoorbeeld op je telefoon.
Je kunt ook gebruikmaken van tussentijden en reminders. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan. Heb je bijvoorbeeld 2 uur uitgetrokken om iets te doen? Zet dan halverwege of na anderhalf uur een alarm.
4. Neem niet te veel hooi op je vork
Heb jij moeite met nee zeggen? Erken dit dan van jezelf. Neem niet te veel hooi op je vork. Door te veel taken op je te nemen, zorg je voor een lastige uitgangspositie waarbij de kans toeneemt dat jij jezelf in de problemen brengt.
Time management apps
Er zijn tal van time management apps verkrijgbaar die je helpen om efficiënter met je tijd om te gaan en meer gedaan te krijgen. Welke app voor jou het beste is, is van tevoren lastig te bepalen. Het hangt sterk af van wat jij prettig vindt werken.
Zo zijn er to-do lijsten zoals Todoist, of apps die je inbox, agenda en taken samen kunnen brengen zoals Things. Andere apps zijn weer gericht op het effectief omgaan met tijd, zoals pomodoro timers.
Time management matrix
Er zijn hele boeken volgeschreven over het onderwerp time management. Het is één van de populairste onderwerpen op het gebied van zelfhulp. Gelukkig zijn er dus dingen die je kunt doen. Je hebt hierboven al tips kunnen lezen en enkele apps kunnen ontdekken die jou kunnen helpen om je tijd beter te leren managen.
Ik wil het tot slot nog even hebben over de Eisenhower methode en de matrix van Covey, ook bekend als de time management matrix. Deze matrix helpt met behulp van een schematische weergave om je tijd efficiënter in te delen. Een leuk feitje: deze matrix werd bedacht door de voormalige president van de Verenigde Staten, Dwight Eisenhower. Bij het grote publiek werd hij bekend door het boek “The 7 habits of highly succesful people” van Stephen Covery.
Hoe de time management matrix werkt
Deze matrix kent vier gebieden:
- Belangrijk en urgent
- Belangrijk en niet urgent
- Niet belangrijk en urgent
- Niet belangrijk en niet urgent
Effectief tijd managen begint met het stellen van de juiste prioriteiten. De eerste en laatste categorie zijn in principe no brainers: iets wat belangrijk én urgent is, verdient onmiddellijke aandacht. Iets dat niet belangrijk en niet urgent is, kan wachten en als laatste aan bod komen. Maar juist die middelste twee zijn voor veel mensen moeilijk.
Het is noodzakelijk om onderscheid te maken tussen de begrippen “belangrijk” en “urgent”. Dat iets belangrijk is, betekent namelijk niet dat het meteen moet gebeuren. En andersom: dat iemand meteen iets wil, maakt het nog niet belangrijk.
Hoe pas je deze matrix toe?
Je kunt de time management matrix eenvoudig toepassen door jouw taken op een rijtje te zetten en in één van de vier categorieën te plaatsen. Zoals ik net al schreef kun je waarschijnlijk voor de eerste en de laatste categorie makkelijk bepalen hoeveel prioriteit iets heeft. Bij de andere twee categorieën horen belangrijke vragen.
Is iets wel belangrijk, maar niet urgent? Vraag je dan af wanneer je dit wel moet doen. Door dit goed te plannen, haal je weer een vraag uit je systeem en ontstaat er meer rust om de dingen te doen die je wél direct met doen. Is iets niet belangrijk, maar wel urgent, vraag je dan af of jij wel degene ment die dit moet doen. Het is voor jou meestal niet voordelig om hiervoor iets op te geven dat wél belangrijk is.
Op deze manier kun je zorgen voor meer rust in je to do list en zul je merken dat time management vanzelf eenvoudiger wordt.
