Een leidinggevende functie hebben, brengt over het algemeen wel iets van stress met zich mee. Je bent eindverantwoordelijk voor een bepaalde divisie binnen het bedrijf en je kunt jezelf de vraag stellen of er wel uitdaging is als daar op z’n tijd geen spanning bij komt kijken. Zolang dit draagbaar en behapbaar is, en jij dit goed kan reguleren, is er weinig reden tot zorgen. Eén van de factoren die de mate van stress bepaalt is de span of control. Iets waar iedere leidinggevende of manager mee te maken heeft die een team werknemers aanstuurt. Een te grote span of control kan ontwrichtend werken voor de gehele werkvloer en in sommige situaties leiden tot overmatige stressklachten zoals een burn-out.
Wat is span of control?
Wat is een gezonde span of control
Beschikbare uren
Beschikbare tijd voor aansturing medewerker
Taakbekwaamheid
De werkzaamheden
Evenwicht in werkzaamheden
Een te grote spanwijdte
Je manager thuis in een burn-out
Evenwicht herstellen
Span of control zegt feitelijk iets over het aantal werknemers die een leidinggevende of manager onder zich heeft. Er wordt hier specifiek gesproken over de collega’s waar ze directe verantwoordelijkheid over hebben en deze zo optimaal mogelijk kunnen aansturen. De focus hierin is dat dit zo efficiënt mogelijk gaat zodat iedereen er profijt van heeft. Onder de span of control valt de spanwijdte en spandiepte. De spanwijdte is het aantal medewerkers waar de leidinggevende verantwoordelijk voor is en directe leiding aan geeft. De spandiepte is het aantal managementlagen waar de manager direct en indirect verantwoording voor heeft. Denk bijvoorbeeld aan een supermarktmanager die direct leiding geeft aan de afdelingshoofden, maar indirect aan de vakkenvullers. In dit blog bespreken wij voornamelijk de spanwijdte die onder span of control valt.
Er is nog enige discussie over wat nu een gezonde span of control is. Het is vanzelfsprekend ook afhankelijk van het bedrijf zelf, de draagkracht van de manager en de hoeveelheid uren die een leidinggevende effectief leiding kan geven. Omdat er geen vaste norm bestaat die de span of control bepaalt, is dit iets wat een organisatie zelf moet ondervinden. Dit wordt vaak berekend door inzicht te hebben op de beschikbare aantal uren die een manager werk en de tijd die gemiddeld nodig is voor de aansturing per medewerker.
Een leidinggevende heeft over het algemeen meer te doen dan alleen het aansturen van een team. Onder dit totaalplaatje hoort ook rapporten schrijven, vergaderingen bijwonen, voortgangsgesprekken, administratieve werkzaamheden en bijvoorbeeld management trainingen. De uren die ‘overblijven’ zijn de uren die een manager effectief kan besteden aan het team.
Nu je berekend hebt hoeveel uren de manager heeft om effectief leiding te geven, ga je deze uren verdelen per medewerker. Deze berekening is ook weer afhankelijk van een aantal factoren. Wij benoemen er drie.
De ene medewerker werkt zelfstandiger dan een ander. Indien je een groot verloop hebt op de werkvloer, moet er regelmatig een medewerker ingewerkt worden. De uren per medewerker zijn hierom niet voor iedereen hetzelfde.
Hoe complexer het werk, hoe meer uren je besteedt per medewerker. De span of control is hierom kleiner op een eerste hulp afdeling van een ziekenhuis, en weer groter voor een floorwalker in een klantcontactcentrum.
Hoe meer controles er uitgevoerd moeten worden, hoe meer tijd de manager besteedt per medewerker. Dit zie je bijvoorbeeld in bedrijven waar veel productiemedewerkers werken. Hier moet bijvoorbeeld regelmatig gecontroleerd worden of het gewicht van een specifiek product gelijk is aan de vereiste criteria. Of denk aan een bedrijf die afhankelijk is van strikte procedures omtrent beveiliging zoals een geldrukkerij. In een supermarkt heb je meer stabiliteit in de werkzaamheden waardoor je meer medewerkers kan toebedelen in een span of control.
Naast bovenstaande factoren zijn er nog twee onderdelen die ter sprake komen: De gedachtengoed van het bestuur, wat is hun visie op haalbaarheid van een manager, en de mogelijkheid van ondersteuning voor de manager afhankelijk van het aantal te besteden uren. Op wie kan de manager terugvallen indien hij of zij er niet uitkomt?
Logischerwijs willen de meeste bedrijven zo min mogelijk managers in dienst om de kosten te drukken en om de lijnen zo kort mogelijk te houden. Indien er genoeg evenwicht is op de werkvloer hoeft dit niet direct voor problemen te zorgen. Toch zie je het tegenwoordig steeds vaker dat een manager meer werknemers in z’n span of control heeft dan eigenlijk haalbaar is. Dit is niet alleen nadelig voor de medewerkers, maar ook voor de manager. Er is minder tijd om effectief aandacht te hebben voor de behoefte van de medewerkers en de werkdruk van de manager ligt hoger dan nodig.
Uiteindelijk komt een te grote span of control grotendeels terug bij de manager en uit zich dit in overspannen klachten, onzekerheid doordat hij het gevoel heeft z’n werk niet goed te doen en andere stress gerelateerde klachten. Indien dit niet tijdig gesignaleerd wordt, is de kans aanzienlijk dat de leidinggevende thuis komt te zitten met een burn-out. Hierom is het belangrijk dat een bedrijf of organisatie ook oog houdt op de grootte van de span of control. Wanneer de werkdruk te hoog is voor een manager, is het raadzaam om te bepalen of er eventueel een tweede manager nodig is. In het beginsel worden de kosten hierdoor hoger, maar op den duur verdient dit zich terug omdat er veel effectiever en efficiënter gemanaged kan worden.
Je leest dit blog waarschijnlijk omdat je op zoek was naar informatie over het hebben van een gezonde span of control. Of jij bent die manager die te maken heeft met een te grote spanwijdte en kampt met klachten van overspannenheid of een burn-out. Bij Liberi kun je samen met een professionele coach gaan werken aan het herstellen van je stabiliteit, maar ook leren om je grenzen aan te geven binnen het bedrijf waar je werkt. Opkomen voor je belangen binnen de kaders van jouw vermogen is een mooie stap in je persoonlijke ontwikkeling. Uiteindelijk wordt iedereen er beter van: Jij, de medewerkers en het bedrijf zelf. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
Doe geheel vrijblijvend de burn-out test of neem contact met ons op.
Direct contact Of bel 085 - 5363606
085 - 5363606