Omgaan met tijdsdruk is voor de één makkelijker dan voor de ander. De één levert een verslag ruim op tijd in, terwijl de ander nog tot diep in de nacht voor een deadline aan het zwoegen is. Je begrijpt al: bij de eerste persoon is veel minder stress aanwezig dan bij de tweede persoon. Hoe zorg je ervoor dat je op een zo gezond mogelijke manier met tijdsdruk om leert gaan? Hoe voorkom je dus onnodige stress? Daar gaan we het in deze blog over hebben!
Misschien herken je jezelf in bovengenoemde ‘uitersten’, maar misschien val je er ergens tussenin. Mogelijk lukt het je de ene keer prima om met tijdsdruk en deadlines om te gaan en de andere keer ervaar je veel stress en lukt het je net (niet) om iets af te krijgen. Hoe komt dat? Uitstelgedrag kan vele redenen hebben. Eén ding is zeker: uiteindelijk snijd je jezelf in de vingers. Eén hele belangrijke reden van uitstelgedrag is dat de taak die voor je ligt te groots of ingewikkeld lijkt.
De beste tip om met tijdsdruk om te gaan is om ruim op tijd je taak of opdracht in kleine stukjes te knippen. Stukjes die behapbaar zijn, waarvan je zeker weet dat je die binnen vrij korte tijd (bijvoorbeeld een half uur, een uur of een dagdeel) af kunt handelen. Dat is eigenlijk de allereerste stap: een planning maken. Weten wát je te doen hebt en in welke stapjes je dit kunt gaan uitvoeren. Als je de hapklare stukjes helder hebt, kun je ze inplannen.
Heb je een hele werkdag om eraan te werken? Plan dan de wat grotere stappen in. Vergeet ook de pauzemomenten niet in te plannen, want geen mens kan acht uur achter elkaar met volle focus aan het werk zijn! Afhankelijk van het soort werkzaamheden kun je ook tijd inplannen voor brainstormen, loslaten en ruimte om nieuwe ideeën op te doen. Dit kan bijvoorbeeld een wandeling van een half uurtje zijn rond de lunchpauze, zodat je brein ook even pauze krijgt en juist daardoor nieuwe inzichten of ideeën opdoet.
Heb je op een dag slechts een half uurtje? Zorg dan dat je werkt aan een klein onderdeel dat je in dat half uurtje kunt doen. Heb je niets dat zo ‘klein’ is om af te kunnen krijgen in een half uur? Breek dan een groter onderdeel op in tijdsblokken. Stel, je moet een programmaboekje in elkaar zetten voor jouw vereniging. Je moet teksten samenvatten en foto’s erbij plaatsen. Dit is een taak die meerdere uren zal duren. Je kunt dan tijdsblokken plannen van een half uur of een uur, afhankelijk van hoeveel tijd je hebt. Je werkt die tijd eraan en stopt dan gewoon als de tijd voor die dag voorbij is. Later pak je het weer op waar je was gebleven.
Door ruim op tijd te beginnen met de kleine stapjes voorkom je dat je aan het eind (rond de deadline) een enorme tijdsdruk ervaart die flink wat stress oplevert. Je kunt beter vanaf het begin elke dag kleine stapjes zetten (elke dag een kleine hoeveelheid tijd eraan besteden), dan de dagen voorafgaand aan de deadline jezelf te pletter werken en hele lange dagen maken. Door het op te breken in kleine stukjes maak je de drempel voor jezelf om te beginnen ook lager. Want dat blijft toch vaak de nummer één reden om een bepaalde taak uit te stellen: hij lijkt te groots en je weet niet waar je moet beginnen.
Het kan uiteraard ook voorkomen dat je weliswaar goed begonnen was met een planning en het indelen van kleine hapklare brokken, maar dat je opdracht meer tijd kost dan je van te voren had gedacht. Dit kan bijvoorbeeld komen doordat het een ingewikkelde taak is die mogelijk te veel van je vraagt. Kijk dan of je dit zo tijdig mogelijk kunt aangeven. Als je het eerder aangeeft, kan iemand met je meekijken en eventueel extra hulp inschakelen. Dit voorkomt dat je vlak voor de deadline slapeloze nachten hebt van de stress.
Je zult even een drempel over moeten, mogelijk je ego aan de kant zetten. Of je angst dat ze iets van je vinden. Een werkgever waardeert het over het algemeen juist alleen maar als hij of zij weet wat ze aan je hebben. Als jij aangeeft wat je wel en niet kunt (of meer tijd nodig hebt voor iets), dan kunnen ze ook een goede inschatting maken van wat wél of juist niet bij jou past. Het werkt voor iedereen in het voordeel als jij de dingen doet die je aankunt én waar je met plezier aan kunt werken.
Tijdsdruk hoort er soms nu eenmaal bij. Bij sommige banen is het gewoonweg niet te voorkomen. Wees dan eerlijk naar jezelf en overweeg of de baan wel bij je past. Kun je met deze hoeveelheid tijdsdruk omgaan, of brandt het je langzaamaan op? In dat laatste geval is het zaak om dit aan te gaan geven, want voorkomen is beter dan genezen. Soms kun je door wat kleine aanpassingen gewoon goed blijven functioneren op de plek waar je zit. En soms is het gewoonweg niet de juiste plek voor jou. In dat geval is het wederom voor ieders bestwil dat jij naar een andere functie (of bedrijf) gaat. De enige die dit tijdig kan aangeven ben jij zelf.
Vraag jezelf dus af of de hoeveelheid tijdsdruk voor jou acceptabel is. En of je al geoefend heb met een andere manier van omgaan met de tijdsdruk. Heb je ermee geoefend en loop je nog steeds vast? Maak het dan (weer) bespreekbaar. Dat is niet zwak, dat maakt je juist sterk en betrouwbaar. Je bent transparant. Jij zorgt goed voor jezelf, en daardoor heeft de omgeving ook meer aan jou.
Kom je er zelfstandig niet helemaal uit? Onze coaches staan klaar om een tijdje met je op te lopen om te kijken waar de schoen wringt en hoe jij verandering teweeg kunt brengen.
Doe geheel vrijblijvend de burn-out test of neem contact met ons op.
Direct contact Of bel 085 - 5363606
085 - 5363606