Heb je weleens gehoord van kaizen? Het begrip wint aan populariteit. In dit artikel leg ik je in eenvoudige taal uit wat kaizen is en wat je er in de praktijk mee kunt. Kaizen is een methode om middels structuur en vaste stappen te komen tot verbetering. De Kaizen methode draait om het identificeren van problemen door vooral heel kritisch “waarom?” te vragen. Vervolgens werk je in gestructureerde stappen toe naar de oplossing van dit probleem.
Inhoudsopgave
- Wat is kaizen?
- De twee belangrijkste doelstellingen van kaizen
- En wat is de kaizen-methode?
- Het verschil met andere methodes
- De kaizen blitz
- Het ultieme doel van kaizen: de juiste cultuur waarborgen
Wat is Kaizen?
Kaizen is een filosofie die is ontworpen door Masaaki Imai. In het Japans wordt kaizen geschreven als 改善. We kunnen deze twee complexe tekens vertalen met ‘veranderen naar beter’ (kai betekent veranderen en zen betekent goed). Dat doet meteen denken aan persoonlijke ontwikkeling of persoonlijke groei. De term wordt gebruikt in de productiviteitsverbetering, oftewel de wens en de behoefte om productiever te zijn.
De meeste logische plaats waar kaizen wordt toegepast is dus bij bedrijven. Daar is het vaak nodig om zo effectief en productief mogelijk te werken, om zo de kosten te drukken.
De twee belangrijkste doelstellingen van kaizen
Wanneer je jouw productiviteit wilt vergroten, is het van belang dat je geen tijd of middelen verspilt. Daarnaast is het van belang dat je het proces steeds blijft verbeteren. Je gaat kortom steeds beter en effectieverte werk en schrapt alles wat je tegenwerkt.
Kaizen gaat dus over het ‘uiteenhalen en opnieuw in elkaar steken op een betere manier’. Hoewel het hier veelal gaat over producten en diensten, kun je dit principe ook op jezelf toepassen. Wat zijn jouw valkuilen en blinde vlekken?
Misschien klinkt kaizen als een harde methode. Toch is het proces erop gericht menselijker te gaan werken. Juist door minder te verspillen, ontstaat er rust en ruimte. Kaizen is er voor het welbevinden van mensen, naast het succes van de organisatie.
En wat is de kaizen-methode?
De filosofie van kaizen wordt in de praktijk toegepast met de kaizen methode. Dat zien we bijvoorbeeld bij het Toyota-productiesysteem. In het proces van continue verbetering blijken vijf basiselementen van groot belang.
De 5 basiselementen
Deze vijf elementen krijgen veel aandacht bij de toepassing van de kaizen-methode:
- Teamwork. Kaizen gaat over optimaal samenwerken.
- Persoonlijke discipline. De problemen waar mee gewerkt worden moeten duidelijk, urgent en concreet zijn. Het is belangrijk je niet te veel te laten afleiden. Daarnaast moeten alle medewerkers 100% beschikbaar zijn om het probleem op te lossen.
- Verbeterd moreel. Effectief samenwerken voelt goed, en verbetert zo het moreel.
- Kwaliteitscirkels.
- Suggesties voor verbetering. Wees kritisch bij het oplossen van het probleem. Vraag 5x waarom, tot duidelijk wordt wat de kern van het probleem is. Onderzoek hoe je dit probleem beter kunt oplossen. Blijf in beweging en zoek niet naar de perfecteoplossing; je mag in het proces verbeteren en bijsturen.
De 6 stappen
Het oplossen van problemen volgens de kaizen-methode verloopt veelal in zes stappen:
- Het probleem en het doel definiëren. Vaak wordt deze stap overgeslagen en gaan mensen direct aan de slag met oplossen.
- De feiten in kaart brengen. Verzamel data om feitelijk aan te tonen wat de situatie is.
- De feiten analyseren. Onderzoek wat de oorzaken van de gevonden data zijn. Blijf steeds ‘waarom’ vragen, tot duidelijk wordt wat de belangrijkste oorzaken van de problemen zijn.
- Verbeteringen genereren. Tackle precies die oorzaken door daarvoor creatieve oplossingen te bedenken die niet al te duur zijn.
- Verbeteringen implementeren. Rangschik nu de verbeteringen op basis van kracht en implementeer ze.
- Controleren en borgen. Kijk naar de data en controleer of het probleem opgelost is. Zorg vervolgens dat deze oplossing geborgd wordt. Dat wil zeggen dat duidelijk wordt vastgelegd wat de oplossing is en hoe deze duurzaam ingezet kan worden.
Het verschil met andere methodes
Er zijn veel verbetermethodes, waaronder LEAN-verbetertechnieken. De menselijke factor kreeg daarin nog weinig aandacht. In 1993 bracht Masaaki Imai daar verandering in. Hij had grote aandacht voor ‘respect voor mensen’. Hij had het belangrijke inzicht dat je zonder de betrokkenheid en werkgeluk van werknemers geen duurzaam succes mag verwachten. Je kunt op een dwingende manier verbeteringen doorvoeren, maar die zullen ook snel weer vervagen. Het is van belang dat werknemers zelf de kracht van een methode ervaren en deze gaan ‘leven’.
De kaizen-methode is handzaam in die zin dat het doel is steeds hele kleine verbeteringen door te voeren. Elk uur van de dag mini-verbeteringen doorvoeren leidt uiteindelijk tot een zeer goed en ‘groots’ resultaat. Die mini-verbeteringen versterken elkaar vaak. Denk hierbij aan het principe van compound interest. Rente op rente zorgt uiteindelijk voor een enorme som geld.
De kaizen blitz
Een mooie term van deze methode is de “Kaizen Blitz”. Hier wordt in een kort tijdsbestek gewerkt aan een project. In 3 tot 5 dagen gaan werknemers aan de slag om een probleem op te lossen. Ze werken in een multidisciplinair team en focussen zich volledig op dát specifieke probleem. Het probleem moet urgent zijn en het streven is radicale verbetering.
Terwijl je dit leest kun je je voorstellen dat zo’n kaizen blitz best wat moeite kost. Het is makkelijker om gewoon door te werken zonder veel na te denken over wat je aan het doen bent. Maar zijn je handelingen dan wel effectief, of doe je maar wat? Kaizen dwingt je om bewuster na te denken over je doelstelling en de precieze oorzaak van bepaalde problemen. Pas dan kun je tot gerichte oplossingen komen. Dat is wijs handelen.
Het ultieme doel van Kaizen: de juiste cultuur waarborgen
Kaizen is er uiteindelijk op gericht een juiste cultuur neer te zetten in een bedrijf. Het is veel meer dan een stappenplan! Waar het om gaat, is dat werknemers er samen voor kiezen om continu te blijven verbeteren. Uiteindelijk zal dit hun werkplezier, productiviteit en teamgevoel ten goede komen.
Om het principe goed toe te passen, en kaiaku te voorkomen (veranderen naar slechter), kan het verstandig zijn een expert in te schakelen die het proces kan faciliteren. Los van de toepassing in bedrijven kun je je laten inspireren door kaizen als levensfilosofie. De methode doet namelijk denken aan de groeimindset; geloof in persoonlijke groei en verbetering, door te leren van wat er niet lukt. Durf je met aandacht te kijken naar wat er nu werkelijk speelt, en vijf keer waarom te vragen, tot je bij dé oorzaak van de problemen komt? Ga je vervolgens creatief op zoek naar een goede oplossing? Dan maak je gebruik van de wijsheid van kaizen.
