Efficiënter werken

In dit informatie tijdperk kun je het soms best druk krijgen op je werk. En dan bedoel ik druk op een specifieke manier, namelijk overladen met (virtuele) prikkels zoals mailtjes, to-do’s, verzoekjes, projecten, verantwoordelijkheden, meetings. Werk is in die zin complexer dan ooit. Hoe voorkom je stress en burn-out door efficiënter werken? Is het mogelijk om zo veel overzicht en doelgerichtheid aan te brengen in je werk, dat je meer van je werk gaat genieten? Ik denk het wel. In dit artikel deel ik daarom 11 bewezen tips.

Wat is efficiënter werken?

Efficiënter werken wil natuurlijk zeggen dat je meer doet met minder. Je krijgt in een uur werktijd meer gedaan, niet door jezelf uit te putten, maar door een slimmere aanpak te kiezen.

Vandaag de dag is efficiënter werken voor veel mensen belangrijk. Wat blijkt namelijk? Veel mensen zijn ongeveer zestig procent (!) van hun werktijd kwijt aan het organiseren van hun werk. Herken jij die frustratie? Ik wel. Dan komt er weer een brief binnen waar je iets mee moet, en dan blijkt een bepaalde aanpak niet te werken of besluit een collega te stoppen. Of je mobiel begeeft het…

Genoeg over de problemen. Hoe lossen we dit op?

11 krachtige efficiënter werken tips

Allereerst wil ik benadrukken dat gedragsverandering vraagt om geduld en tijd. Het werkt het beste wanneer je eerst een kleine gewoonte verandert, zodat dat ook daadwerkelijk lukt. Ga daarna pas aan de slag met een andere gedragsverandering. Kortom: probeer niet alles in één keer te veranderen, zoals bij een streng dieet. Vaak lukt dat niet en zo bereik je het tegenovergestelde van efficiënter werken.

Tip 1: Gebruik een to-do app

Het is erg belangrijk dat je al je taakjes ergens op kunt slaan. Het voordeel van een app is dat deze zowel op je mobiel als laptop toegankelijk is (gesynchroniseerd). Maak projecten aan en zet alle belangrijke taken in de app. De app is jouw externe brein, dus neem het serieus. Kijk er dagelijks naar en werk precies. Dat creëert veel rust in je hoofd.

Ik gebruik Todoist, een gebruiksvriendelijke app, waar ook de gratis variant alles biedt wat ik nodig heb.

Tip 2: Start je dag door overzicht te creëren

Begin je dag door goed te kijken naar je eigen agenda en to-do app. Wat is vandaag van wezenlijk belang? Zet die taak als hoogste prioriteit in je to-do app voor die dag. Kijk wat je later in de week en maand te wachten staat… Wat wordt jouw focus deze week? Wat is echt belangrijk? Doe dit vóórdat je je mail opent, om te voorkomen dat je reactief te werk gaat.

Tip 3: Efficiënter werken is korter vergaderen

Kun je proberen om met je collega’s alle vergaderingen 25% in te korten? Dat doe je door efficiënter te vergaderen, bijvoorbeeld in de vorm van een stand-up waar bepaalde regels gelden. Je mag bijvoorbeeld alleen aan het einde van de vergadering kort een eigen relevant punt inbrengen. Daarnaast is er iemand die de regels streng bewaakt.

Tip 4: Breng orde aan in je mailprogramma

Je mailprogramma, zoals Gmail of Outlook, kan veel meer dan je denkt. Je kunt mails filteren, opslaan in mappen, van een ster voorzien, inplannen etc. Wanneer je meer van die functies gebruikt maakt, zorgt dat voor overzicht. In mijn Gmail filter ik mails bijvoorbeeld, zodat ze direct van een label worden voorzien en niet in m’n inbox verschijnen, maar alleen links bij het label. Alle mails die bijvoorbeeld over ‘bestellingen’ gaan, verschijnen nu in één mapje, waar ik op een logisch moment even naar kan kijken (zie tip 11).

Tip 5: Zorg voor een overzichtelijk documenten-systeem

De documenten op je pc moet je snel terug kunnen vinden. Denk dus bewust na over de beste indeling. Wat hoort waar, in welk mapje? Wanneer je merkt dat iets niet goed werkt of onlogisch is, pas het dan meteen aan. Uiteindelijk zul je hier veel plezier van hebben.

Tip 6: Minder e-mailen!

We zijn veel tijd kwijt aan e-mail. Mailtjes zijn veelal onbelangrijk en/of niet urgent. Zorg er dus voor dat je je e-mail maar een paar keer per dag opent. Sommige mensen houden het zelfs bij twee of drie keer. En wanneer je dan mailt, probeer dan maximaal vier zinnen te gebruiken (ja, dat meen ik). Het is een stuk efficiënter om iets in persoon toe te lichten, dus als je soms op kantoor werkt, probeer dat dan te doen wanneer het gepast is.

Tip 7: Focus! De basis van efficiënter werken

Wanneer je je even laat afleiden, bijvoorbeeld door een binnenkomend mailtje, dan raak je direct uit flow en valt je plan van efficiënter werken in duigen. Besluit dus dat je je volledig committeert aan een bepaalde taak, en demp alle afleidingen. Zo maak je optimaal gebruik van jouw concentratie, en bovendien geniet je meer van je werk.

Tip 8: Je ontbijt even uitstellen?

Uit steeds meer onderzoeken blijkt dat het gezond is om langdurig niet te eten (vasten). Je zou dit in de praktijk kunnen brengen door je ontbijt pas te nuttigen nadat je al een uurtje hebt gewerkt. Het kan voldoening en rust geven om meteen wat werk gedaan te krijgen.

Tip 9: ‘Nee’ is jouw meest gebruikte woord

Wie efficiënter wil werken, moet goed zicht krijgen op wat voor hem of haar belangrijk en urgent is. Is een taak onbelangrijk, probeer dan ‘nee’ te zeggen tegen de taak. Laat iemand anders het doen.

Tip 10: Besef dat je maar één ding tegelijk kunt

Het is een valkuil dat je een te hoog werktempo aanneemt en jezelf zo uitput. Besef dat het goed genoeg is wanneer je zicht krijgt op welke taak nu belangrijk is. Doe die taak met aandacht en laat de rest los. Meer kun je nu niet doen. Op de langere termijn is heel gehaast werken juist niet effectief, aangezien je uitgeput raakt.

Tip 11: Doe eenzelfde soort taak in een batch

Spaar dezelfde taakjes op, totdat je in één keer al die taakjes kunt doen. Bijvoorbeeld: maak een lijstje met telefoontjes die je wilt doen, en doe die dan in één keer allemaal achter elkaar. Zo kom je in een bel-modus, en dat maakt dat je efficiënter werkt.

Conclusie: begin vandaag met efficiënter werken

Met deze tips kun je overspanning en burn-out voorkomen. Efficiënter werken gaat over één ding tegelijk doen en zicht krijgen op wat belangrijk is. In eerste instantie is dat best even wennen, en in deze drukke maatschappij is het soms ook lastig. Maar uiteindelijk zal het zorgen voor meer plezier, voldoening en energie. Ga je het proberen?