Delegeren: de ene persoon doet het graag, de ander helemaal niet, en weer de ander zou het wel willen, maar kan het niet zo goed. Veel mensen komen met regelmaat in een situatie waarin zij moeten delegeren. Vooral op het werk. Hoe ben jij hierin? In deze blog ga ik in op de voordelen van het delegeren van je werkzaamheden. Maar… dit is dus niet voor iedereen even eenvoudig. Waarom hebben sommige mensen hier zoveel moeite mee? Welke gevolgen heeft dit, en wat kun je hier tegen doen? Lees in deze blog over:
- Wat delegeren precies inhoudt
- Waarom sommige mensen het zo moeilijk vinden
- De rol van zelfkennis
- Hoe leer je nu goed delegeren?
- De voordelen wanneer je dit goed kunt
- Wat nu als het gewoon niet lukt?
Wat houdt delegeren precies in?
De betekenis van delegeren is: (een deel van) je taken overdragen aan een ander. In deze blog ga ik vooral in over wat het betekent om te kunnen delegeren op de werkvloer. En dan richt ik mij echt niet direct op mensen met een hoge leidinggevende functie. Iedereen komt wel eens in een situatie waarin je dingen moet delegeren. Vooral omdat je ze niet allemaal in je eentje kunt doen. Ondanks dat deze blog zich dus vooral richt op het werk, kun je de inhoud ook op andere gebieden in je leven toepassen waar delegeren soms noodzakelijk is.
Op de werkvloer komt het erop neer dat je een deel van jouw werkzaamheden overdraagt aan collega’s, omdat het voor jou alleen niet meer haalbaar is, of omdat je simpelweg andere prioriteiten hebt. Tenslotte kun je samen meer bereiken dan alleen. Delegeren houdt echter meer in dan het verdelen en organiseren van bepaalde taken of projecten. Tegelijkertijd draag je ook de verantwoordelijkheid voor deze bevoegdheden over aan jouw collega’s.
Waarom vinden sommige mensen delegeren moeilijk?
En juist dat laatste uit de vorige alinea, het overdragen van verantwoordelijkheden, kan delegeren lastig maken voor veel mensen. Dit is vaak het geval als wij een hoog verantwoordelijkheidsgevoel hebben voor ons werk. Dat is natuurlijk een goede eigenschap, omdat het betekent dat je jouw werk met plezier en motivatie doet. Toch kan deze eigenschap jou beperken als het om delegeren gaat. Wil je het liefst altijd zelf de controle houden over je werk? Heb je moeite om werk uit handen te moeten geven? Heb je een leidinggevende functie en neem je graag zelf het initiatief? Als je dit herkent, lees dan even verder. Het is belangrijk om te beseffen dat als je moeite hebt met loslaten jou dat uiteindelijk alleen maar meer stress kan geven. Je hebt bijvoorbeeld geen rust in je hoofd. Daarnaast krijg je steeds meer moeite met ontspannen. Je kunt zelfs last krijgen van slaapproblemen. Durven delegeren dus, daar begint het mee.
Maar durven delegeren zit ‘m echt niet alleen in het behouden van die controle. Sommige mensen hebben moeite met delegeren omdat ze niet genoeg zelfvertrouwen hebben, of vinden dat ze autoriteit missen. Ze hebben simpelweg niet het vertrouwen om op collega’s af te stappen en hen te instrueren om bepaalde taken bij zich te houden. Of ze zijn bijvoorbeeld bang om over te komen als lui, onverantwoordelijk, onverschillig of autoriteit. Meestal helemaal onterecht, uiteraard. Maar wie niet durft te delegeren – om wat voor reden dan ook – houdt vaak te veel werk bij zichzelf. Met alle risico’s van dien.
Delegeren kan ook zelfkennis vereisen
We hebben het gehad over veel voorkomende redenen waarom mensen soms niet durven te delegeren. De controledrang of het gebrek aan zelfvertrouwen. Maar er is ook nog een andere zijde. Veel mensen delegeren niet uit zelfoverschatting. Ik denk dat dit voor veel mensen in hun eigen leven op een bepaald punt best wel herkenbaar is geweest. Denk maar eens terug aan bijvoorbeeld je middelbare schooltijd. Aan een werkstuk dat je moest maken met een klasgenoot. Was jij zo iemand die dan alles zelf ging doen? Wilde je niet delegeren? Waar lag dat aan? Misschien aan die controledrang, maar het kan ook gewoon geweest zijn dat je – ik zeg het maar even duidelijk en eerlijk – jezelf overschatte door te denken dat je alles beter kon dan je klasgenoot.
Delegeren vereist zelfkennis. Je moet het grotere plaatje kunnen zien. Wanneer je delegeert, doe je dit niet alleen om jezelf te ontzien, maar ook met het oog op een groter geheel: het beste eindresultaat. De zelfkennis die dit vereist, kan voor sommige mensen confronterend zijn. Het betekent namelijk ook dat je in situaties terecht kunt komen waar je werk uit handen moet geven omdat een collega dit simpelweg beter kan. Dit kan betekenen dat je jouw eigen trots even opzij moet zetten.
Durven delegeren: hoe doe je dat?
Hoewel er ook geschreven wordt over de uitvoerende kant van delegeren, vind ik het het belangrijk om eerst te kijken naar jou als persoon. Dat wordt nog weleens vergeten, terwijl het eigenlijk de eerste stap is. Zo weet je zeker dat het overdragen van jouw werkzaamheden straks geen teleurstelling wordt, zowel voor jezelf als voor je collega’s.
- Leer loslaten: delegeren begint met loslaten. Ik bedoel hier dan ook niet alleen het loslaten van jouw werkzaamheden, maar ook het leren loslaten van verantwoordelijkheid en controle. Besef dat het eigenlijk onmogelijk is om alles zelf onder controle te willen houden.
- Accepteer imperfectie: perfectionisme kan je helpen in het goed uitvoeren van je werk, hetzij tot op zekere hoogte. Het gevaar is namelijk dat we door ons perfectionisme het overzicht kunnen verliezen of faalangst krijgen. En dat kan stress geven.
- Houd vertrouwen: ben je bang voor tegenvallende resultaten als je je werk delegeert? Besef dat je op deze manier de angstgedachte in stand houdt. Angst brengt je niet ver, vertrouwen wel, dus zet angst om in vertrouwen. Dat zal je veel rust brengen.
Daarnaast, misschien toch een wat praktische tip, raad ik je aan om het delegeren langzaam op te bouwen. Geef je collega’s begeleiding, maar ook meer ruimte om ze te betrekken bij jouw werk. Bovendien zal iedereen belang hebben bij een open communicatie. Zo voorkom je onduidelijkheden, maar ook geeft het je collega’s meer motivatie en zelfvertrouwen. Door je collega’s steeds meer vrijheid te geven word jij zelf een leukere collega. Bovendien zal het jou leren dat delegeren helemaal niet zo spannend is als je misschien dacht. Je geeft mensen de kans om hun bekwaamheid te tonen.
De voordelen van delegeren
Delegeren kan veel voordelen opleveren, niet alleen voor jezelf, maar ook voor jouw collega’s. Uiteindelijk heeft ook de werksfeer hier baat bij. Ik hoop je met de onderstaande voordelen te motiveren om te durven delegeren!
- Vermindert werkdruk: een belangrijk voordeel van delegeren is dat het jouw werkdruk zal verminderen. Een gezonde werkdruk houdt je gemotiveerd, maar met een te hoge werkdruk of een te hoog werktempo kun je de controle dreigen te verliezen. Je zult bepaalde taken niet meer goed of op tijd kunnen afronden.
- Voorkomt stress: doordat de werkdruk te hoog wordt, zul je stress ervaren. Dit kan zelfs leiden tot chronische stress. Je ondervindt verschillende gezondheidsklachten, zoals een opgejaagd gevoel, je bent prikkelbaar of chagrijnig. Daarnaast kun je angstklachten krijgen.
- Voorkomt slapeloosheid: je werk overdragen zal er ook voor zorgen dat je beter zult slapen. Zo lig je niet meer wakker van taken die jouw aandacht vragen. Met delegeren voorkom je slaapproblemen die jou uiteindelijk oververmoeid zouden kunnen maken.
- Verbetert jouw focus: doordat je jouw aantal bevoegdheden terugbrengt, zal jouw focus verbeteren. Dit komt doordat jouw brein meer ruimte krijgt. Zo zal het jouw creativiteit verhogen waardoor je weer inspiratie krijgt voor nieuwe ideeën en nieuwe doelen.
- Verbetert de werksfeer: tenslotte heeft het overdragen van jouw werkzaamheden ook voordelen voor je collega’s, want je geeft hen de kans geven om verder te ontwikkelen. De nieuwe taken kunnen hen extra motivatie geven. Daarnaast heeft het uiteindelijk voordelen voor ieders werkplezier en de gehele werksfeer!
Wat als niet kunnen delegeren voor problemen zorgt?
Niet kunnen delegeren kan voor problemen zorgen. Lukt het jou ondanks de tips in deze blogs niet om werk en verantwoordelijkheden uit handen te geven? Denk dan goed na over wat de volgen hiervan zijn. Misschien zorgt dit niet voor problemen, hoewel andere mensen dit een lastige eigenschap kunnen vinden om mee om te gaan.
Maar misschien zorgt het feit dat je niet kunt delegeren wél voor grote problemen. Het kan een belangrijke oorzaak zijn van te veel werkstress. Ook kan het een uiting zijn van een groter probleem. Ben je bang om de controle te verliezen? De vraag waaróm je niet kunt delegeren, is belangrijk. Als je problemen met delegeren ervaart, is de kans groot dat je ook niet weet waarom het zo moeilijk voor je is. Of je weet het wel, maar het lukt je gewoon niet om te veranderen. Heb jij het gevoel dat dit jouw functioneren ernstig belemmert? Vraag dan eens een kennismakingsgesprek aan met een coach bij jou in de buurt.
