Het ontwikkelen van een burn-out is tegenwoordig een veel voorkomend probleem op de werkvloer. Stress, hoge werkdruk en geen optimale burn-outpreventie kunnen leiden tot fysieke en mentale uitputting. Om dit probleem aan te pakken, maar te voorkomen, kunnen organisaties gebruikmaken van de PDCA-cyclus. De PDCA-cyclus staat voor Plan, Do, Check en Act, en is een krachtige middel om processen te verbeteren en te zorgen voor een gezondere werkomgeving. In dit blog bespreken we wat de PDCA-cyclus is en hoe je deze kunt gebruiken om een burn-out bij werknemers te voorkomen.
Wat is de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus gebruiken om een burn-out te voorkomen
Hoe voorkomt het dan een burn-out?
Hulp bij burn-outpreventie op de werkvloer
Wat is de PDCA-cyclus?
De PDCA-cyclus, ook wel de kwaliteitscirkel van Deming genoemd, is een methode om te zorgen voor continue verbetering van een bepaalde situatie. Het is ontwikkeld door Dr. William Edwards Deming en wordt uitgevoerd in vier stappen:
Plan/Plannen
In de eerste stap van deze cirkel breng je het probleem in beeld. Zodra je weet wat de kwestie is, in dit geval het zorgen voor goede burn-outpreventie, ga je doelen stellen en creëer je een plan om deze doelen te bereiken. Hieronder valt het herkennen van de risico’s, het verzamelen van relevante gegevens en het ontwikkelen van een aanpak om de nodige veranderingen door te voeren.
Do/Doen
In deze fase voer je het plan uit dat je in de eerste stap hebt gemaakt. Denk bijvoorbeeld aan het invoeren van nieuwe methodes, het trainen en opleiden van de medewerkers of het realiseren van andere acties om de doelen uit stap 1 van de PDCA-cyclus te bereiken.
Check/Controleren
Stap 3 van de PDCA-cyclus draait om het evalueren van de resultaten uit stap 2. De gegevens die hieruit zijn gekomen verzamel je en je gaat beoordelen of er daadwerkelijk verbetering gezien kan worden. In het geval van stress– en burn-outpreventie bekijk je in deze fase of er inderdaad minder stressklachten worden genoemd op de werkvloer of dat er nog verbeterpunten zijn.
Act/Handelen
Met de resultaten uit stap 3 ga je aanpassingen doen in het eerder bepaalde beleid. Sommige doelen kun je nu eenmaal niet in één keer halen en hebben soms wat aanpassing nodig voordat het goed werkt. Je past het plan aan, je begint dus weer bij stap 1, en herhaalt dan de volledige PDCA-cyclus. Heb je sommige doelen wel bereikt? Dan pas je dit toe in de nieuwe werkwijze.
De PDCA-cyclus gebruiken om een burn-out te voorkomen
Je kan de PDCA-cyclus breed inzetten op allerlei aspecten op de werkvloer, in alle lagen van je bedrijf. Hoe kan je de cyclus gebruiken om een burn-out bij je medewerkers te voorkomen? Hieronder geven we een voorbeeld hoe je de vier stappen van deze cirkel in kan vullen omtrent ernstige stressklachten op de werkvloer.
Plan/Plannen: Herken stressfactoren en risico’s
Begin met het herkennen van mogelijke stressfactoren op de werkvloer. Een te hoge werkdruk, gebrek aan effectieve communicatie, niet genoeg ondersteuning of een slechte werksfeer zijn hier voorbeelden van. Je kan deze gegevens verzamelen door een enquête te houden onder je werknemers of evaluatiegesprekken te houden. Het is belangrijk dat je een manier vindt dat alle werknemers zich veilig genoeg voelen volledig open en eerlijk te zijn over hun bedenkingen. Alleen op die manier krijg je een duidelijk beeld van de verbeterpunten op de werkvloer.
Zodra je die informatie compleet hebt ga je je doelen stellen om deze stressfactoren te verbeteren.
Do/Uitvoeren: Invoeren veranderingen
Nu je een plan hebt gemaakt, ga je de veranderingen invoeren. Dit kan door middel van het trainen van het personeel van een externe organisatie of organiseer een workshop. Deze workshop kan bijvoorbeeld gaan over het verbeteren van de vaardigheden om met stress op de werkvloer om te gaan. Het is in deze stap van de PDCA-cyclus belangrijk om de medewerkers actief bij het verbeterproces te betrekken. Zij zijn immers degene die het aangepaste beleid in nauw teamverband uit gaan voeren.
Check/Controleren: Evalueer de resultaten
Na een korte periode bekijk je welke resultaten naar voren komen nadat het beleid is aangepast. Deze gegevens verzamel je om te bepalen of er vooruitgang wordt geboekt. Merk je minder ziekteverzuim? Zijn de medewerkers tevredener dan voor de aangepaste maatregelen? Je kan hier bijvoorbeeld weer evaluatiegesprekken voor inzetten of nogmaals een enquête inzetten.
Act/Handelen: Neem maatregelen
Aan de hand van de resultaten die naar voren zijn gekomen in stap 3, de evaluatiefase, onderneem je actie. Indien je merkt dat bepaalde aangepaste werkmethodes zorgen voor minder werkdruk of de werkplezier vergroot, voer je deze door in je werkbeleid. Dit wordt je nieuwe standaard. Doelen die niet zijn bereikt neem je weer mee naar stap 1.
Het is niet realistisch om te denken dat je de PDCA-cyclus maar een enkele keer uit hoeft te voeren. Deze cirkel is een continu proces wat je in een gezond werkklimaat levend houdt. Dit is ook de reden waarom de PDCA-cyclus als een oneindige cirkel wordt weergegeven. Zolang je je ervan bewust bent dat er altijd ruimte is voor verbetering, kun je deze cirkel eindeloos inzetten.
Hoe voorkomt het dan een burn-out?
Je weet nu wat de PDCA-cyclus is en hoe je deze in kan zetten om stress- en burn-outklachten zoveel mogelijk in een werkomgeving te beperken. Zolang je actief blijft werken aan burn-outpreventie, houd je je werknemers betrokken, effectief en efficiënt in het bedrijf. Welk aandeel heeft de cyclus dan in het voorkomen van een burn-out?
Stressherkenning en een actieve aanpak
De PDCA-cyclus begint met het herkennen van stressfactoren op de werkvloer. Door deze factoren aan te pakken, kunnen organisaties de oorzaken van stress verminderen. Dit kan ervoor zorgen dat werknemers meer werkplezier ervaren. En meer werkplezier betekent minder uitval door een burn-out.
Continue verbetering
De PDCA-cyclus is een alsmaar herhalend proces. Door dezelfde stappen voortdurend te herhalen en de doelen aan te passen waar nodig, houd je aandacht voor actieve burn-outpreventie. Vooral op lange termijn is deze manier van werken goed voor een gezonde werkomgeving.
Betrokkenheid van medewerkers
Misschien wel de belangrijkste reden: je houdt je medewerkers betrokken bij het proces om stress- en burn-outklachten te voorkomen. Medewerkers die actief betrokken worden bij het vormen van een beleid, en hier ook daadwerkelijk invloed op hebben, zijn vele malen meer gemotiveerd om hieraan mee te werken. Zij voelen zich gehoord en gezien. Iets waar tegenwoordig veel waarde aan wordt gehecht.
Hulp bij burn-outpreventie op de werkvloer
De PDCA-cyclus is een handige methode om stressklachten op de werkvloer goed in beeld te krijgen en te werken aan het verminderen daarvan. Het is nooit te laat om te starten met deze cirkel, maar soms is het fijn wat extra hulp te krijgen van buitenaf. Liberi biedt diverse burn-outpreventiepakketten om zo een goede start te maken voor een stressvrije werkomgeving. Neem vrijblijvend contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken.
