Wanneer we spreken over een cc-cultuur gaat er niet meteen bij iedereen een belletje rinkelen. We weten bijna zeker dat je er wel mee bekend bent. Vooral wanneer je een kantoorbaan hebt waar veel gecommuniceerd wordt via de e-mail. Eén van de grootste irritaties op de werkvloer is een continue stroom van e-mails waar jij in de cc staat. Externe ruis die onbewuste stress veroorzaakt. Het plaatsen van iemand in de cc heeft een daadwerkelijke functie en etiquette. Sommige maken er jammer genoeg een sport van iedereen in de cc te plaatsen. Ook als de informatie niet noodzakelijk is voor diegene. Zolang niemand hier iets van zegt zit je vast in een cc-cultuur. Heeft jouw werkvloer ook een cc-cultuur?
Iemand toevoegen als ontvanger van jouw e-mail doe je meestal in de aan-regel. Zo weet je zeker dat de ontvanger begrijpt dat de e-mail voor hem of haar bedoeld is. Onder de aan-regel vind je nog een cc en bcc regel. De bcc is eigenlijk een soort anonieme ontvanger. Stel je moet een belangrijke afspraak maken maar het is ook van belang dat je leidinggevende hiervan op de hoogte is, kun je haar in de bcc zetten. Zo weet de ontvanger niet dat je leidinggevende die e-mail ook heeft gehad maar heb jij extra ogen op de afspraak die is gemaakt.
De cc-regel, cc staat voor carbon copy, gebruik je indien de informatie die je verzendt meerdere personen aangaat, maar van bijvoorbeeld 1 persoon antwoord verwacht. Sta je in de cc? Dan is het niet de bedoeling dat jij reageert op die e-mail. Alleen de mensen in de aan-regel mogen volgens de email-etiquette reageren. Echter is niet iedereen op de hoogte van de ongeschreven regels in de wereld van e-mail en creëren een cc-cultuur. Tot grote frustratie van jou en vele collega’s met jou.
Je opent in de ochtend je e-mail en ziet dat je 20 ongelezen berichten hebt. Er zijn er misschien 2 daadwerkelijk aan jou gericht, de andere 18 word je in de cc genoemd. Het gaat van kwaad tot erger want degene die in de aan-regel staat klikken iedere keer op ‘allen beantwoorden’. Een stroom aan e-mail blijft volgen. Veelal met informatie waar jij niks aan hebt. Sterker nog, veel van die informatie geeft dusdanig externe ruis dat je gefrustreerd raakt als je ziet dat je weer een nieuw bericht hebt. Wanneer dit dagelijkse kost is op je werkvloer heb je een cc-cultuur. Naast dat het ronduit irritant is tientallen e-mails te ontvangen waar jij geen boodschap aan hebt, kan het ook onnodig stress veroorzaken.
Zolang jij of je collega’s niets zeggen over de ontstane cc-cultuur, zal de stroom aan overbodige informatie niet stoppen. Naast dat het erg vervelend kan zijn, is het simpelweg niet netjes om iemand te overstromen met onnodige berichten. Wist je dat er een etiquette is voor het versturen van e-mailberichten? Dan spreken we nu voornamelijk over het juist invoeren van de aan-, cc- en bcc-regel en de informatie die genoemd wordt.
Onder de cc-cultuur valt ook het misbruiken van de cc functie. Denk bijvoorbeeld aan het niet direct aan durven spreken van een collega of leidinggevende. Het onjuist gebruiken van de cc functie komt dan ook regelmaat voort uit angst voor confrontatie. Je ziet dit vooral wanneer er onenigheid of een meningsverschil is tussen collega’s. Een collega stuur je een e-mail dat je voor de zoveelste keer je bord niet opgeruimd hebt in de keuken. Niet geheel per toeval staat ook je manager in de cc. Dit is zeer ongepast.
Naast dat het een beetje kinderachtig is je op deze manier aan te spreken, zal het de band tussen jou en je collega niet verbeteren. Indien je collega ook een reactie verwacht van jullie leidinggevende hoort diegene in de aan-regel te staan. Dat terzijde, woorden die je leest op je beeldscherm komen zonder enige emotie binnen. Het roept gevoelens van frustratie op dat je collega dit op deze manier doet. Je manager dan ook nog eens in de cc zetten zal eerder boosheid dan begrip brengen.
Sommige collega’s leren het nooit. Hoe vaak je ook aangeeft dat je niet continu in de cc genoemd wil worden. Je kunt jezelf een hoop werkstress besparen door deze e-mails in een aparte map binnen te laten komen. Onderstaande handleiding is specifiek voor Outlook.
1 op de 6 werknemers krijgt ooit in z’n leven te maken met een burn-out. Een overkill aan informatie, bijvoorbeeld door een cc-cultuur, heeft daar vaak een groot aandeel in. Dit komt na een te grote werkdruk. Om efficiënter te werken is het belangrijk goed te kunnen filteren welke informatie toegevoegde waarde heeft en welke overbodig is. Het kan soms helpen een professionele coach in te schakelen om zo je werkplezier te vergroten en je werkdruk te verlagen. Twijfel je nog of je te veel stress of een burn-out hebt? Je kunt een stresstest of burn-outtest doen om meer duidelijkheid te krijgen over de spanningen die je voelt.
Doe geheel vrijblijvend de burn-out test of neem contact met ons op.
Direct contact Of bel 085 - 5363606
085 - 5363606